L’invio multiplo dei documenti consente agli utenti di gestire richieste o aggiornamenti di documenti per più destinatari contemporaneamente. Questa funzionalità è particolarmente utile per comunicare con numerosi fornitori, dipendenti o reparti aziendali, riducendo i tempi e garantendo coerenza nelle richieste.
1. Cosa consente di fare l’invio multiplo? #
- Richiesta simultanea di documenti: invia richieste per uno o più documenti a un gruppo di fornitori, dipendenti o reparti aziendali.
- Aggiornamento di documenti: richiedi il caricamento di versioni aggiornate per documenti prossimi alla scadenza o già scaduti.
- Gestione mirata: applica filtri per personalizzare l’elenco dei destinatari (es. fornitori con documenti mancanti o in scadenza).
2. Come utilizzare l’invio multiplo? #
- Accedi alla sezione di gestione documenti
- Vai alla sezione “Gestione Fornitori e Documenti” o “Gestione Scadenze Aziendali”, a seconda del contesto.
- Seleziona i destinatari
- Filtra i fornitori, dipendenti o reparti aziendali in base alle necessità:
- Documenti mancanti o in scadenza.
- Stato del fornitore o del dipendente.
- Categoria di documenti (es. DURC, certificati medici).
- Spunta le caselle accanto ai nomi dei destinatari selezionati.
- Scegli i documenti richiesti
- Seleziona uno o più documenti da richiedere dal menu a tendina.
- Puoi utilizzare modelli predefiniti per standardizzare le richieste.
- Personalizza il messaggio
- Inserisci un messaggio standard o personalizzato da inviare con la richiesta, includendo:
- Scadenza per il caricamento.
- Eventuali dettagli specifici.
- Invia la richiesta
- Clicca su “Invia Richiesta”. Tutti i destinatari selezionati riceveranno una notifica via email o direttamente sulla piattaforma.
3. Notifiche e Monitoraggio #
- Ricezione delle notifiche
- I destinatari riceveranno una notifica automatica con il dettaglio dei documenti richiesti e le istruzioni per il caricamento.
- Monitoraggio delle risposte
- Dalla tua dashboard, puoi monitorare lo stato delle richieste inviate:
- Documenti caricati e in attesa di verifica.
- Richieste pendenti.
- Richieste non ancora risposte.
- Promemoria automatici
- Configura promemoria automatici per inviare follow-up ai destinatari che non hanno ancora risposto entro il termine specificato.
4. Vantaggi dell’Invio Multiplo dei Documenti #
- Efficienza operativa: riduci drasticamente il tempo necessario per inviare richieste a più destinatari.
- Uniformità: garantisce che tutti i destinatari ricevano richieste coerenti e standardizzate.
- Flessibilità: consente di personalizzare le richieste in base a specifici gruppi o categorie.
- Tracciabilità: monitora lo stato delle richieste in tempo reale, riducendo il rischio di errori o dimenticanze.
Esempio Pratico #
Un’azienda deve richiedere ai propri fornitori il caricamento del DURC aggiornato e il rinnovo della polizza assicurativa entro i prossimi 30 giorni.
Passaggi:
- Accede alla sezione Gestione Fornitori.
- Filtra i fornitori con documenti in scadenza.
- Seleziona tutti i fornitori filtrati e aggiunge le richieste per il DURC e la polizza assicurativa.
- Inserisce un messaggio che indica la data di scadenza entro cui caricare i documenti.
- Invia la richiesta a tutti i fornitori con un clic.
Con l’Invio Multiplo dei Documenti, NuSinc semplifica e automatizza la gestione delle richieste documentali, garantendo un risparmio di tempo significativo e un miglioramento della collaborazione tra le parti coinvolte.