La funzionalità di Download e Archiviazione in NuSinc consente di gestire in modo efficiente la conservazione e il recupero dei documenti storici. Questa sezione permette di scaricare copie dei documenti, accedere agli archivi digitali e garantire che tutte le informazioni siano facilmente reperibili in caso di necessità, audit o verifiche aziendali.
1. Download dei Documenti #
- Accesso ai documenti scaricabili
- Vai alla sezione Storico dei Documenti.
- Individua il documento che desideri scaricare utilizzando i filtri o la barra di ricerca.
- Download diretto
- Clicca sull’icona “Scarica” accanto al documento per ottenere una copia del file.
- Il file verrà salvato in formato originale (es. PDF, Word, Excel) direttamente sul tuo dispositivo.
- Download multiplo
- Seleziona più documenti spuntando le caselle accanto ai file desiderati.
- Clicca su “Scarica Selezionati” per scaricare tutti i file in un unico archivio compresso (ZIP).
- Tracciabilità del download
- Ogni download viene registrato nello storico delle attività, garantendo la tracciabilità completa.
- Visualizza chi ha scaricato il documento, la data e l’ora del download.
2. Archiviazione dei Documenti #
- Conservazione automatica nello storico
- Tutti i documenti caricati sulla piattaforma vengono automaticamente archiviati nello Storico dei Documenti, anche dopo essere stati aggiornati o sostituiti.
- Visualizzazione delle versioni precedenti
- Ogni documento archiviato include una cronologia completa, permettendo di accedere a:
- Versioni precedenti dei documenti.
- Modifiche apportate, con dettagli su chi ha effettuato l’azione e quando.
- Accesso ai documenti scaduti o sostituiti
- I documenti scaduti o sostituiti non vengono eliminati ma archiviati, garantendo la disponibilità per audit o consultazioni future.
- Categorizzazione e organizzazione
- I documenti sono archiviati per categoria, stato e cliente o fornitore associato, rendendo la navigazione semplice e intuitiva.
3. Funzionalità avanzate di download e archiviazione #
- Ricerca mirata nei documenti archiviati
- Usa i filtri avanzati per trovare rapidamente documenti archiviati in base a:
- Cliente o fornitore.
- Data di scadenza o caricamento.
- Tipo di documento (es. DURC, certificati, polizze).
- Esportazione massiva per audit
- Genera report dettagliati con allegati i documenti richiesti per audit interni o verifiche esterne.
- Esporta in formato ZIP tutti i documenti di una specifica categoria o relativi a un determinato periodo.
- Protezione e sicurezza dei documenti archiviati
- Tutti i documenti sono conservati in modo sicuro all’interno della piattaforma, con accesso regolato da autorizzazioni specifiche.
4. Esempio Pratico di Utilizzo #
Un responsabile amministrativo deve fornire al revisore una copia di tutti i documenti scaduti relativi ai fornitori negli ultimi 12 mesi.
- Accede alla sezione Storico dei Documenti.
- Applica i filtri:
- Stato: Scaduti.
- Categoria: Fornitori.
- Periodo: ultimi 12 mesi.
- Seleziona tutti i documenti filtrati e clicca su “Scarica Selezionati” per ottenere un file ZIP con i documenti richiesti.
- Condivide l’archivio con il revisore.
5. Vantaggi del Download e dell’Archiviazione #
- Tracciabilità completa: conserva e monitora ogni versione dei documenti caricati.
- Accessibilità rapida: scarica documenti individuali o multipli con pochi clic.
- Conformità garantita: archivia documenti scaduti o sostituiti per verifiche future.
- Efficienza operativa: riduci il tempo necessario per recuperare e condividere documenti.
La funzionalità di Download e Archiviazione in NuSinc è essenziale per garantire una gestione documentale trasparente, organizzata e conforme alle esigenze aziendali.