La funzionalità di Filtri e Ricerca Avanzata nella sezione Storico dei Documenti di NuSinc consente di individuare rapidamente documenti specifici all’interno dell’archivio, anche in presenza di una grande quantità di dati. Grazie a criteri di ricerca dettagliati e personalizzabili, puoi accedere con precisione alle informazioni necessarie, risparmiando tempo e migliorando l’efficienza operativa.
1. Cosa sono i Filtri e la Ricerca Avanzata? #
I filtri e la ricerca avanzata sono strumenti che ti permettono di:
- Visualizzare solo i documenti rilevanti in base ai criteri impostati.
- Combinare più filtri per una ricerca mirata e dettagliata.
- Navigare facilmente tra documenti verificati, scaduti, mancanti o sostituiti.
2. Tipologie di Filtri Disponibili #
- Filtri per Stato dei Documenti
- Verificati: documenti approvati e conformi.
- Scaduti: documenti non più validi.
- Rifiutati: documenti caricati ma non approvati, con motivazioni incluse.
- Da Verificare: documenti in attesa di revisione da parte del cliente.
- Sostituiti: documenti aggiornati con versioni più recenti.
- Filtri per Categoria
- Documenti dei fornitori.
- Documenti aziendali.
- Documenti dei dipendenti.
- Documenti relativi a veicoli e macchinari.
- Filtri Temporali
- Data di caricamento (es. ultimi 7 giorni, ultimi 30 giorni).
- Data di scadenza (es. documenti scaduti nell’ultimo anno).
- Intervallo personalizzato (seleziona un periodo specifico).
- Filtri per Cliente o Fornitore
- Cerca documenti associati a un cliente o fornitore specifico.
- Utilizza il nome, l’ID o la partita IVA per individuare rapidamente il soggetto di interesse.
- Filtri per Tipologia di Documento
- Esempi: DURC, certificati medici, polizze assicurative, registri di manutenzione, certificazioni ISO.
- Filtri Avanzati (Multicriterio)
- Combina più criteri per restringere ulteriormente la ricerca.
- Esempio: “Documenti scaduti dei fornitori caricati negli ultimi 90 giorni”.
3. Come utilizzare i Filtri e la Ricerca Avanzata #
- Accedi alla sezione Storico dei Documenti
- Vai alla sezione Storico dal menu principale.
- Apre il Pannello Filtri
- Clicca su “Filtri Avanzati” per aprire il pannello di configurazione.
- Seleziona i Criteri
- Imposta i parametri desiderati scegliendo tra stato, categoria, periodo, cliente o tipologia di documento.
- Applica i Filtri
- Clicca su “Applica” per aggiornare l’elenco dei documenti in base ai criteri selezionati.
- Usa l’opzione “Reset Filtri” per tornare alla visualizzazione completa.
- Ricerca per Parole Chiave
- Usa la barra di ricerca per trovare documenti specifici inserendo parole chiave come nome del documento, cliente o categoria.
4. Esempio Pratico di Utilizzo #
Un responsabile amministrativo vuole verificare lo stato dei documenti scaduti relativi ai fornitori negli ultimi 6 mesi. Ecco come procedere:
- Accede alla sezione Storico dei Documenti.
- Seleziona i filtri:
- Stato: Scaduti.
- Categoria: Fornitori.
- Intervallo temporale: ultimi 6 mesi.
- Clicca su “Applica” per ottenere l’elenco mirato.
- Può scaricare i documenti o contattare i fornitori per il rinnovo direttamente dalla piattaforma.
5. Vantaggi dei Filtri e della Ricerca Avanzata #
- Precisione: individua rapidamente i documenti necessari senza perdere tempo.
- Efficienza: riduci i tempi di ricerca, anche in presenza di grandi volumi di dati.
- Personalizzazione: combina criteri per adattare la ricerca alle esigenze aziendali.
- Tracciabilità: garantisce un controllo completo su tutti i documenti storici, migliorando la gestione documentale.
Con i Filtri e la Ricerca Avanzata, NuSinc rende la gestione documentale più semplice, veloce e precisa, offrendo uno strumento potente per aziende che necessitano di un controllo documentale rigoroso e ben organizzato.