1. Accesso allo storico #
Puoi accedere alla sezione Storico dei Documenti direttamente dalla barra laterale o attraverso la dashboard, selezionando l’opzione relativa nella categoria documenti. Questa sezione è progettata per offrire una panoramica dettagliata di tutti i documenti passati e presenti.
2. Struttura della sezione Storico #
Lo storico è organizzato in un elenco tabellare con colonne che forniscono informazioni essenziali su ogni documento:
- Dettagli del documento
- Nome del documento (es. DURC, certificazione ISO, polizza assicurativa).
- Categoria del documento (fornitore, dipendente, veicolo, macchinario o aziendale).
- Cliente o fornitore associato, se applicabile.
- Stato del documento
- Verificato: documenti approvati e conformi al momento della revisione.
- Scaduto: documenti che non sono stati aggiornati entro la scadenza.
- Rifiutato: documenti caricati ma non approvati, con motivazioni incluse.
- Sostituito: documenti aggiornati e sostituiti con nuove versioni.
- Cronologia delle azioni
- Data di caricamento.
- Data di scadenza (se applicabile).
- Data di verifica o rifiuto.
- Dettagli su eventuali modifiche o aggiornamenti apportati.
- Filtri di ricerca
- Stato (verificato, scaduto, rifiutato, sostituito).
- Tipo di documento o categoria.
- Intervallo temporale (es. ultimi 30 giorni, anno corrente).
- Cliente o fornitore specifico.
3. Funzionalità principali della visualizzazione dello storico #
- Ricerca avanzata
- Usa la barra di ricerca per trovare rapidamente un documento specifico.
- Filtra i risultati per stato, categoria o periodo temporale per una consultazione mirata.
- Accesso ai dettagli storici
- Cliccando su un documento, accedi alla sua scheda completa che include:
- Cronologia delle verifiche e aggiornamenti.
- Note o commenti del cliente in caso di rifiuto.
- Copie scaricabili delle versioni precedenti del documento.
- Scaricamento dei documenti storici
- Scarica qualsiasi documento direttamente dalla sezione storico, inclusi i file sostituiti o scaduti.
- Utile per audit o verifiche interne ed esterne.
- Tracciabilità delle modifiche
- Ogni documento ha una cronologia dettagliata che traccia tutte le azioni eseguite, come caricamenti, approvazioni, rifiuti e aggiornamenti.
4. Esempio pratico di utilizzo #
Un cliente richiede la copia di un documento DURC precedentemente verificato ma scaduto. Ecco come procedere:
- Accedi alla sezione Storico dei Documenti.
- Usa il filtro Categoria: Fornitore e il filtro Stato: Scaduto.
- Trova il documento specifico e clicca sull’icona di Download per scaricarlo.
- Verifica i dettagli del documento, come data di caricamento e scadenza, per rispondere al cliente.
5. Vantaggi della Visualizzazione dello Storico #
- Tracciabilità completa: conserva un registro dettagliato di ogni documento per audit e verifiche.
- Organizzazione centralizzata: tutti i documenti storici sono facilmente accessibili e ordinati.
- Efficienza: ricerca avanzata e filtri consentono di individuare rapidamente i documenti necessari.
- Conformità garantita: lo storico offre prove tangibili della gestione documentale in caso di controlli.
Con la funzionalità di Visualizzazione dello Storico, NuSinc garantisce un controllo totale sulla gestione documentale, fornendo una risorsa affidabile per monitorare l’intero ciclo di vita dei documenti.