La sezione di Caricamento e Gestione Documenti nella Dashboard Fornitore di NuSinc permette ai fornitori di rispondere rapidamente alle richieste dei clienti caricando e aggiornando i documenti necessari. Grazie a una gestione intuitiva, i fornitori possono mantenere la conformità documentale e monitorare lo stato di ogni file.
1. Caricamento dei Documenti #
- Accedi alla richiesta di documenti
- Nella Dashboard Fornitore, vai al pannello Riepilogo Documenti Richiesti.
- Individua il documento che desideri caricare (es. DURC, certificazione ISO).
- Avvia il caricamento
- Clicca sull’icona di Caricamento accanto al documento richiesto.
- Verrà aperto un modulo dove potrai:
- Selezionare il file dal tuo dispositivo.
- Inserire eventuali dettagli aggiuntivi (es. numero di documento, ente emittente).
- Impostare la data di validità o scadenza del documento.
- Conferma il caricamento
- Una volta compilati i campi, clicca su “Carica”.
- Il documento sarà inviato per la verifica del cliente.
- Notifica di successo
- Riceverai una notifica che conferma il caricamento del documento. Lo stato passerà automaticamente a “Da Verificare” fino all’approvazione da parte del cliente.
2. Gestione dei Documenti #
- Aggiornamento di documenti esistenti
- Per documenti in scadenza o scaduti, clicca sull’icona di Aggiorna accanto al documento.
- Seleziona il nuovo file, aggiorna la data di scadenza e clicca su “Carica” per sostituire il documento precedente.
- Scaricare documenti caricati
- Dalla sezione Riepilogo Documenti Richiesti, clicca sull’icona di Download per scaricare una copia del documento già caricato.
- Visualizzare lo storico documenti
- Accedi alla scheda di un documento per vedere:
- La cronologia dei caricamenti e delle verifiche.
- Note o commenti forniti dai clienti in caso di rifiuto.
- Stato attuale e storico di conformità.
- Risoluzione di documenti rifiutati
- In caso di rifiuto, il cliente fornirà una motivazione (es. “Documento incompleto” o “File non leggibile”).
- Clicca su “Visualizza Dettagli” per leggere le motivazioni e caricare una nuova versione del documento.
3. Notifiche e Promemoria #
- Notifiche per documenti mancanti o in scadenza
- Ricevi promemoria automatici per documenti che devono essere caricati o aggiornati.
- Le notifiche includono dettagli come:
- Nome del documento.
- Data di scadenza.
- Urgenza della richiesta.
- Gestione personalizzata delle notifiche
- Configura le notifiche per riceverle via email o direttamente sulla dashboard.
- Imposta il periodo di preavviso per le scadenze (es. 7, 15, 30 giorni).
4. Filtri e Ricerca Avanzata #
- Filtra i documenti per stato
- Visualizza rapidamente documenti mancanti, in scadenza, verificati o rifiutati.
- Ricerca per cliente o tipo di documento
- Usa la barra di ricerca per trovare documenti specifici richiesti da un cliente o appartenenti a una determinata categoria (es. certificazioni).
5. Esempio Pratico di Utilizzo #
Un fornitore riceve una notifica che un cliente ha richiesto il caricamento di un Certificato ISO. Ecco i passaggi per completare l’operazione:
- Accede al Riepilogo Documenti Richiesti e trova il certificato nella categoria Mancanti.
- Clicca sull’icona di Caricamento e seleziona il file dal proprio dispositivo.
- Imposta la data di scadenza del certificato e invia il file.
- Una volta verificato, lo stato del documento cambia a Verificato.
6. Vantaggi del Caricamento e della Gestione Documenti #
- Efficienza: carica e aggiorna i documenti in pochi clic, riducendo i tempi di gestione.
- Organizzazione: monitora lo stato di ogni documento con un’interfaccia chiara e accessibile.
- Conformità garantita: notifiche e promemoria assicurano che i documenti siano sempre aggiornati.
- Tracciabilità completa: conserva uno storico dettagliato di tutti i documenti caricati e delle azioni eseguite.
Con la funzionalità di Caricamento e Gestione Documenti, NuSinc semplifica il processo di conformità per i fornitori, migliorando la comunicazione con i clienti e garantendo un flusso di lavoro impeccabile.