La gestione dello stato dei documenti e delle scadenze in NuSinc è progettata per offrire una panoramica chiara e dettagliata della conformità documentale dei fornitori, dipendenti, veicoli, macchinari e documenti aziendali. Questa funzionalità garantisce che tutti i documenti siano aggiornati e che le scadenze vengano rispettate, evitando problematiche legate alla non conformità.
1. Stato dei documenti #
Ogni documento caricato sulla piattaforma è classificato in base al suo stato, fornendo indicazioni precise sul livello di conformità. Gli stati principali sono:
- Verificati
- Documenti approvati dal cliente.
- Sono considerati validi e non necessitano di ulteriori azioni fino alla scadenza.
- Da Verificare
- Documenti caricati dal fornitore o da un dipendente, in attesa di revisione da parte del cliente.
- Possono essere approvati o rifiutati con una motivazione.
- Mancanti
- Documenti richiesti ma non ancora caricati dal fornitore o dall’azienda.
- Necessitano di un’azione immediata per rispettare la conformità.
- In Scadenza
- Documenti prossimi alla scadenza (es. entro 7 o 30 giorni).
- Viene generata una notifica per ricordare di rinnovare o aggiornare il documento.
- Scaduti
- Documenti non più validi che devono essere sostituiti o aggiornati.
- Lo stato Scaduto viene notificato automaticamente al cliente e al fornitore.
2. Monitoraggio e gestione delle scadenze #
La gestione delle scadenze è una delle funzionalità più potenti di NuSinc, pensata per semplificare la pianificazione e il rinnovo dei documenti.
- Calendario delle Scadenze
- Ogni documento è associato a una data di scadenza visibile nel Calendario Scadenze.
- Il calendario consente di:
- Visualizzare documenti in scadenza in formato giornaliero, settimanale o mensile.
- Filtrare le scadenze per categoria (fornitori, dipendenti, veicoli, aziendali).
- Notifiche Automatiche
- Avvisi personalizzati: il sistema invia notifiche al cliente e al fornitore per documenti in scadenza o scaduti.
- Le notifiche possono essere configurate per:
- Periodo di preavviso (es. 7, 15, 30 giorni prima della scadenza).
- Tipo di destinatario (cliente, fornitore, responsabile aziendale).
- Azioni dirette sulle scadenze
- Dalla dashboard o dal calendario, puoi:
- Inviare un promemoria al fornitore per il caricamento del documento mancante.
- Caricare un nuovo documento per sostituire quello scaduto.
- Aggiornare la data di scadenza per documenti validi ma rinnovati.
- Storico delle Scadenze
- Ogni documento scaduto o aggiornato è archiviato nello storico, garantendo una tracciabilità completa delle azioni.
- Lo storico consente di accedere a vecchi documenti per audit o revisioni.
3. Filtri per lo stato dei documenti #
Per semplificare la gestione, è possibile filtrare i documenti in base al loro stato. Esempi di utilizzo:
- Visualizzare solo i documenti in scadenza per pianificare i rinnovi.
- Individuare i documenti mancanti per contattare i fornitori o dipendenti.
- Controllare i documenti da verificare per velocizzare il processo di approvazione.
Vantaggi della gestione dello stato dei documenti e delle scadenze #
- Controllo totale: monitora e aggiorna lo stato dei documenti in tempo reale.
- Prevenzione: evita sanzioni o problematiche legate a documenti scaduti grazie a notifiche tempestive.
- Efficienza: riduci il tempo necessario per monitorare i documenti, grazie a filtri e strumenti di automazione.
- Tracciabilità: conserva uno storico completo di tutti i documenti e le loro scadenze per audit e verifiche future.
Con la gestione dello stato dei documenti e delle scadenze, NuSinc ti offre un sistema completo per mantenere la conformità aziendale in ogni aspetto.